1-2-Start
 

Häufige Fragen zu den Themen:

Um Ihnen schnell eine Antwort auf Ihre Fragen geben zu können, haben wir folgende Kategorien aufgestellt. Sollten Sie keine Antwort auf Ihre persönliche Frage finden, so nutzen Sie bitte das Anfrage Formular, oder die Service Rufnummer.

Da okapiStart bei allen Produkten enthalten ist und auch die Installation und spätere Kommunikation darüber abgewickelt werden, nimmt diese Kategorie den Hauptanteil ein.

Sollten Sie die Anwort auf Ihre Frage in der Kategorie Ihres Produktes nicht finden, so sollten Sie auf jeden Fall auch noch mal in der Kategorie okapiStart nachlesen.

 


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Inhaltsverzeichnis

1. Allgemeines:

1.1. Welche Philosophie steckt hinter dem Bedienungskonzept von okapiStart?

1.2. Wieso werden bei okapiStart oft andere Bezeichnungen, als bei üblichen Office Produkten verwendet?

1.3. Worin liegen die Vorteile gegenüber anderen Produkte in diesem Segment?

1.4. Kann ich die Produkte noch erweitern?

1.5. Die verwendete Datenbank ist anscheinend begrenzt, reicht dass für mein Unternehmen?

______________________

2. okapiStart

 

2.1. Installation:

Zur Installation allgemein

2.1.1. Welche Systemvoraussetzungen müssen erfüllt sein?

2.1.2. Wieso soll ich mich so streng an das Installationshandbuch halten?

2.1.3. Es wird eine Oracle Datenbank eingesetzt. Was sollte ich dazu wissen?

2.1.4. Welche Unterschiede gibt es bei einer Server/ Client Installation?


2.2. Erste Schritte:

2.2.1. Wo finde ich das Handbuch und die Lehrvideos?

2.2.2. Wie schalte ich okapiStart frei?

2.2.3. Ich habe die 10-Tages- Frist zum Freischalten nicht einhalten können! Was soll ich jetzt machen?

2.2.4. Wie richte ich meine E-Mail-Konten und Personen ein?

2.2.5. Können bereits vorhandene Adressen anderer Programme importiert werden?

2.2.6. Ich habe alle erforderlichen Konten angelegt, kann aber trotzdem keine E-Mails versenden!

2.2.7. Wie kann ich das Layout meiner Kontakte verändern?

2.2.8. Was muss ich tun um Versandquittungen meiner E-Mails zu erhalten?

2.2.9. Nach dem Starten meines Computers und dem Versuch sich bei okapiStart anzumelden, erhalte ich eine Fehlermeldung "...Listner kann in Connect-Deskriptor angegebenen Service aktuell nicht auflösen...".

   

2.3. Anwendung:

2.3.1. Einstellungen die ich an Fenstern vornehme, werden nur temporär übernommen!

2.3.2. Auf meinem Administratorkonto bekomme ich häufig die Notiz „Fehler beim Einlesen“. Was haben diese Notizen zu bedeuten?

2.3.3. Ich kann bei der Ansprechpartnersuche nicht nach E-Mail-Adressen suchen, das erforderliche Feld existiert nicht.

2.3.4. Warum kann ich keine E-Mails löschen?

2.3.5. Ein von mir definierter Filter zeigt keine Ergebnisse an!

2.3.6. Im Adressfilter werden dir zu den Adressen gehörenden Kontakte nicht angezeigt!

2.3.7. Der Terminplan zeigt keine Einträge an, obwohl welche vorhanden sind.

2.3.8. Kann ich auch eine E-Mail schreiben, ohne dass die E-Mail-Adresse im System  Häufig gestellte Fragen/ FAQgespeichert ist?

2.3.9. Warum werden meine Projektaktivitäten nicht im Filter angezeigt?

2.3.10. Wie erstelle ich einen Vorlagefilter?

2.3.11. Was muss ich tun, um meine Vorlagenfilter zu sehen?

   

2.4. Sicherung/ Backup:

2.4.1. Wie sichere ich meine Daten?

 


1. Allgemeines:


Hier geht es primär um die allgemeinen Fragen zu unseren Produkten. Vielleicht klären sich in den folgenden Zeilen einige Dinge, die Ihnen bisher schon aufgefallen sind?

 

1.1.  Welche Philosophie steckt hinter dem Bedienungskonzept von okapiStart?

Die Philosophie lässt sich in wenigen Sätze beschreiben:

okapiStart soll alle Kommunikationswege vereinen und so die Anwender oder Mitarbeiter untereinander vernetzten, sodass jeder vom Wissen aller profitieren kann.

Um dieses zu ermöglichen, wurden in die Software Funktionen für eine lückenlose Archivierung und ein zentraler Datenbestand integriert.

Informationen sollen nicht einfach nur vorhanden sein, sondern auch automatisch an den Orten zu finden sein, an denen sie aktuell relevant sind.

Trotz der freien Auslegung, nach dem jeder Mitarbeiter Zugriff auf möglichst viele Informationen haben darf, soll okapiStart nicht den Arbeitsablauf bestimmen, sondern sich der bisherigen bewährten Unternehmensstruktur und der Arbeitsweise der Anwender anpassen und diese optimieren.

Diese wenigen Sätze haben einen großen Einfluss auf das Programm, da diese Philosophie konsequent umgesetzt wurde.

 

1.2.  Wieso werden bei okapiStart oft andere Bezeichnungen, als bei üblichen Office Produkte verwendet? 

okapiStart enthält Funktionen, die andere Office Produkte gar nicht oder nicht in der vergleichbaren Komplexität anbieten. Dafür müssen natürlich neue Namen gefunden werden.

Als Beispiel das Wort „Kontakt“:

Es bezeichnet jede Art von dokumentierter Kommunikation (also z.B. E-Mails; Briefe; dokumentierte Anrufe usw.)

Die wenigsten anderen Office Produkte verfügen überhaupt über die Möglichkeit alle Kommunikationswege zu vereinen. Daher istein entsprechender Überbegriff, der die Möglichkeiten von okapiStart ausreichend beschreibt, sowohl in diesem Beispiel als auch in den meisten anderen Fällen, in denen ungewohnte Begriffe auftauchen, einfach nicht vorhanden.

Die Erklärungen dieser Begrifflichkeiten stehen im 1-2-Start Lexikon für Sie bereit!

1.3.  Worin liegen die Vorteile gegenüber anderen Produkte in diesem Segment? 

Mit okapiStart haben die bisherigen „Insellösungen“ im Bereich Büroorganisation endlich ein Ende. Alles, was Sie zum Arbeiten brauchen, wird Ihnen durch okapiStart an die Hand gegeben.

Neben der Zuverlässigkeit und der einfachen Bedienung, sehen wir vor allem die Kommunikation und zentrale Archivierung als große Vorteile an.

Im Gegensatz zu anderen Produkten in diesem Segment, vereint okapiStart alle gängigen Kommunikationsarten. Dazu zählen E-Mail; Fax; Brief; Notiz; und Anruf. Das erleichtert Ihre tägliche Arbeit und ermöglicht eine fast vollständig automatisierte und lückenlose Archivierung. Dieses wird durch eine zentrale Datenbank und durch das okapiStart eigene Archiv an einem zentralen Ort, erreicht.

Daraus ergeben sich eine Reihe von Vorteilen für Sie als Nutzer. Zum Beispiel eine effektivere Zusammenarbeit mit Ihren Kollegen und zudem das sichere Gefühl, immer die aktuellen Informationen nutzen zu können. Weitere Zeiteinsparungen und damit Effizienzsteigerungen werden mit enthaltenen Features, wie Kontaktformularen, Termin- und Projektplan, Dokumentenviewer usw. erwirklicht.

Die Antwort zu diesem Punkt kann nicht annähernd befriedigend ausfallen, da die Fülle an Text jedes vertretbare Maß sprengen würde.

Daher bieten wir Ihnen an, dass sie sich selbst ein Bild davon machen und unsere kostenfreie und in den Funktionen uneingeschränkt nutzbare Demoversion downloaden.

1.4.  Kann ich die Produkte noch erweitern?

Eine Erweiterung ist natürlich möglich, denn okapiStart wächst mit Ihrem Unternehmen. Die Erweiterung erlaubt die Anbindung größerer Datenbanken, es können beliebig viele Personen mit dem Produkt arbeiten und weitere Module, insbesondere solche, die die Arbeit mit vielen Nutzern erleichtern und perfektionieren, werden dann freigeschaltet.

Wir empfehlen die Erweiterung auf okapiExpert ab einer Anzahl von 6 Anwendern.

1.5.  Wie groß ist die verwendete Datenbank? 

Das Datenbankvolumen von 4GB ist definitiv mehr als ausreichend. Hier einige Zahlen, die das verdeutlichen:

Mit 4 GB speichern Sie zum Beispiel:

- ca. 144.000 textbasierende Seiten
- ca. 3.200 Bilder bei 2.1 Megapixel
- ca. 128 Std. Musik

Bitte beachten Sie, dass Dateianhänge nicht in der Datenbank, sondern im unbegrenzt großem Archiv aufbewahrt werden.


2. okapiStart


2.1. Installation:

Die Installation unserer Produkte wurde schon so gut es geht, automatisiert. Sollte es dennoch zu Fragen kommen, sollten Sie die folgenden schon häufig gestellten Fragen einmal durchlesen. Vielleicht ist die Antwort auf Ihre Frage schon dabei?

 

2.1.1. Welche Systemvoraussetzungen müssen erfüllt sein? 

Abbildung folgt...

 

2.1.2. Wieso soll ich mich so streng an das Installationshandbuch halten?

okapiStart ist ein komplexes und vielseitiges Programm, dass Ihre gesamte Organisation, Kommunikation und Dokumentation verwaltet.

Daher müssen bei der Installation einige Daten abgefragt werden, die für die Anbindung der Kommunikationen unerlässlich sind. Auch die Tatsache, dass okapiStart eine professionelle Datenbank verwendet, die eine lückenlose Archivierung und schnellen Zugriff auf Ihre Daten gewährleistet, macht die Installation nicht gerade einfach.

Wir haben die Installation bereits weitgehend für Sie automatisiert, sodass nur noch vereinzelnd Angaben gemacht werden müssen. Diese sind aus Sicherheitsgründen, nach der Installation nur schwer zu korrigieren.

Sie sparen sich also Zeit, wenn Sie sich an die Installationsanleitung halten. Diese führt Sie ohne Umwege durch die Installation, die dann in 20 Minuten abgeschlossen sein sollte.

 

2.1.3. Es wird eine Oracle Datenbank eingesetzt. Was sollte ich dazu wissen?

Die Datenbank OracleXE stammt aus dem Hause Oracle und ist im Lieferumfang mit enthalten. Ihr Volumen ist mit 4GB mehr als ausreichend für nahezu jedes mittelständige Unternehmen. Die Datenbank muss vor okapiStart installiert werden, da okapiStart schon bei der Installation darauf zugreift.

 

2.1.4. Welche Unterschiede gibt es bei einer Server/ Client Installation?

Wie in nahezu allen Bereichen von okapiStart, ist auch die Installation des Servers, bzw. des Clients leicht verständlich und weicht nur in einigen, wenigen Punkten von der Einzelplatzinstallation ab.

Bitte greifen Sie auch hier auf das Installationshandbuch zurück.


2.2. Erste Schritte:

2.2.1 Wo finde ich das Handbuch und die Lehrvideos?

Handbuch und Videos befinden sich übersichtlich sortiert im Hilfecenter, sodass Sie immer Zugriff darauf haben. Das Hilfecenter ist Teil des Hauptmenüs.

Allgemeine Videos sind immer verfügbar. Damit Sie die Übersicht im Hilfecenter behalten, finden sich spezielle Videos wie z.B. “Ansprechpartnersuche“ dann im Hilfecenter, wenn Sie sich in dem entsprechenden Programmabschnitt befinden.

 

2.2.2. Wie schalte ich okapiStart frei?

Auch wenn okapiStart nicht freigegeben ist, können Sie alle Funktionen zehn Tage lang nutzen. Zum Freischalten öffnen Sie das Fenster „Lizenzauskunft“ (im Hauptmenü als Unterpunkt von „Extras“). Dort erzeugen Sie bitte den

Arbeitsplatzkey und senden diesen an info@1-2-start.de. Daraufhin wird Ihnen der Lizenzcode zugesandt. Diesen geben Sie ebenfalls im Fenster „Lizenzauskunft“ ein und klicken auf „Freischalten“. Der Vorgang ist damit abgeschlossen.

Bitte haben Sie dafür Verständnis, dass wir Ihnen dafür ein begrenztes Zeitfenster von 10 Tagen zur Verfügung stellen.

 

2.2.3. Ich habe die 10-Tages- Frist zum Freischalten nicht einhalten können! Was soll ich jetzt machen?

In diesem Fall wenden Sie sich ebenfalls an info@1-2-start.de. Sie erhalten daraufhin eine neue Lizenzdatei. 

 

2.2.4. Wie richte ich meine E-Mail-Konten und Personen ein?

„Bilder sagen mehr als 1000 Worte“. Sehen Sie sich doch bitte das mitgelieferte Video zu diesem Thema an und lesen Sie die entsprechenden Kapitel in der Installationsanleitung.

Haben Sie dass bereits ohne Erfolg getan? Dann zögern Sie nicht uns zu kontaktieren. Bitte nutzen Sie dazu die angegeben Service Möglichkeiten.

Wir helfen Ihnen gerne weiter!

 

2.2.5. Können bereits vorhandene Adressen anderer Programme importiert werden?

Ja, dass ist möglich. Detaillierte Informationen hierzu finden Sie in unserem Handbuch!

 

2.2.6.     Ich habe alle erforderlichen Konten angelegt, kann aber trotzdem keine E-Mails versenden!

Dafür gibt es sehr viele mögliche Gründe. Prüfen Sie die folgenden Punkte. Wenn Ihr Problem dann immer noch besteht, schildern Sie es uns schriftlich oder telefonisch. Wie werden uns dann schnellstmöglich darum kümmern.

  1. Besteht einer Verbindung zum Internet?
  2. Sind Sie mit der Person angemeldet, der Sie auch die E-Mail-Konten zugeordnet haben?
  3. Ist der Zugang zum Postausgangsserver (via SMTP) bei Ihrem E-Mail-Provider freigeschaltet?
  4. Haben Sie den Computer nach der Installation vom okapiStart neu gestartet?
  5. Geben Sie die Passwörter der angelegten Konten erneut ein!
  6. Sind Sie sicher, dass Sie den richtigen Benutzernamen zu Ihren Konten   eingetragen haben? Im Zweifelsfall beim E-Mail-Provider erfragen!

 

2.2.7. Wie kann ich das Layout meiner Kontakte verändern?

Das Layout Ihrer Kontakte wird mit Hilfe von Formularen generiert. Damit ist sichergestellt, das alle Kontakte ein einheitliches Aussehen haben, ohne dass Ihnen dadurch mehr Arbeit entsteht.

Die Formulare können Sie mit wenigen Handgriffen Ihren Wünschen und Vorstellungen anpassen. Eine Anleitung dazu finden Sie in unserem Handbuch!

 

2.2.8. Was muss ich tun um Versandquittungen meiner E-Mails zu erhalten?

Dafür wird ein, nur für diesen Zweck bestimmtes, Konto benötigt. Die entsprechende Adresse sollte bereits während der Installation angegeben worden sein. Es muss jetzt nur noch das Konto der Art „POP3“ in okapiStart angelegt werden.

Haben Sie während der Installation keine Adresse angegeben, oder hat sich diese in der Zwischenzeit verändert, so helfen wir Ihnen natürlich bei der Einrichtung.

Bitte nutzen Sie dazu die angegeben Service Möglichkeiten.

Wir helfen Ihnen gerne weiter!

 

2.2.9. Nach dem Starten meines Computers und dem Versuch mich bei okapiStart anzumelden erhalte ich die Fehlermeldung "...Listner kann in Connect-Deskriptor angegebenen Service aktuell nicht auflösen...".

OkapiStart nutzt einen eigenen Server Dienst, der die Prozesse im Hintergrund steuert. Dieser muss zuerst gestartet sein, bevor Sie sich anmelden können. Dieses kann, je nach dem wieviele Software auf Ihrem Rechner auch Dienste nutzen und starten, etwas länger dauern.

Wenn Sie sich nach etwas Zeit wieder anmelden, wird dieser Fehler nicht mehr erscheinen. Mehr zum Thema interner Server Dienst von okapiStart, können Sie im Handbuch erfahren.

 


2.3. Anwendung:

2.3.1 Einstellungen die ich an Fenstern vornehme, werden nur temporär übernommen!

Haben Sie ein Fenster nach Ihren Vorstellungen positioniert und ausgerichtet, so speichern Sie diese Einstellungen (Menüpunkt „Ansicht“; Fenstereinstellungen Speichern“) Dadurch haben Sie beim erneuten Öffnen immer wieder die von Ihnen favorisierte Ansicht!

 

2.3.2. Auf meinem Administratorkonto bekomme ich häufig die Notiz „Fehler beim Einlesen“. Was haben diese Notizen zu bedeuten?

okapiStart überprüft die von Ihnen angegebenen Konten jede Minute nach neuen Nachrichten. Ist ein Konto aus irgendeinem Grund nicht abrufbar (z.B. weil die Internetverbindung schlecht ist) wird automatisch eine Fehlermeldung an den Administrator gesendet. Taucht diese Meldung gelegentlich auf (5-mal am Tag) besteht kein Grund zur Besorgnis. Erreicht Sie eine solche Notiz jede Minute, sollten Sie Ihre E-Mail-Konten überprüfen (sowohl die Eingaben in okapiStart, als auch die Konten selbst bei dem entsprechenden Provider)

 

2.3.3. Ich kann bei der Ansprechpartnersuche nicht nach E-Mail-Adressen suchen, das erforderliche Feld existiert nicht.

Das erforderliche Feld existiert, Sie sehen es nur nicht. Vergrößern Sie einfach das Fenster und schon haben Sie die Möglichkeit Ansprechpartner schnell und einfach an Hand Ihrer E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder Faxnummer zu suchen.

 

2.3.4. Warum kann ich keine E-Mails löschen?

Wahrscheinlich ist die E-Mail mit einem Kennwort versehen, dass Ihnen das Recht zum Löschen verwehrt (Standarteinstellung) oder dieses auf 30 Tage begrenzt.

Nach dem Bestätigen als „gelesen“ tritt diese Regelung in Kraft, um eine lückenlose Archivierung zu gewährleisten. Nur der Administrator kann den Kontakt jetzt noch löschen! Löschen Sie unbrauchbare Werbemails bitte zukünftig bevor Sie diese als „gelesen“ bestätigen.

okapiStart passt sich Ihrer Arbeitsweise an, denn durch die einstellbaren Zugriffsrechte über Kennwörter, Personen, Gruppen, etc. können Sie als Administrator die Sicherheitsrichtlinien erstellen, die zu Ihnen passen.

 

2.3.5. Ein von mir definierter Filter zeigt keine Ergebnisse an!

Das kann mehrere Gründe haben

  1. Der Zeitraum des Filters wurde falsch eingestellt
  2. Die Filterart ist falsch gewählt, wir empfehlen hier „Neue DB-Suche ohne Nachfrage“    
  3. Sie suche nach Projektaktivitäten, haben aber in den Filtereinstellungen nicht das entsprechende Häkchen gesetzt!
  4. Sie haben die falschen Personen als Filterkriterium eingegeben.

 

2.3.6. Im Adressfilter werden dir zu den Adressen gehörenden Kontakte nicht angezeigt!

Damit Sie den Überblick behalten, können Sie in den Eigenschaften des Adressfilters einen Zeitraum für betreffende Kontakte und Aktivitäten einstellen.

Mit den blauen Pfeilen über dem dreigeteilten Fenster werden die Zeiträume für Kontakte durchgeblättert.

Ist beispielsweise im Adressfilter „wochenweise“ eingestellt, werden die Kontakte dieser Woche angezeigt. Durch einen Klick auf den blauen Pfeil die Kontakte von letzter Woche, usw..

 

2.3.7. Der Terminplan zeigt keine Einträge an, obwohl welche vorhanden sind.

Der Terminplan stellt die Aktivitäten aus Filtern graphisch dar. Dazu muss jedoch ein Filter ausgewählt sein. Der entsprechende Filter kann vom Terminplan aus aufgerufen werden. Befindet man sich in einem Aktivitätenfilter und ruft dann den Terminplan auf, wird automatisch der Inhalt dieses Filters angezeigt.

 

2.3.8. Kann ich auch eine E-Mail schreiben, ohne dass die E-Mail-Adresse im System gespeichert ist?

Nein, und das hat auch seinen guten Grund:

Dadurch wird Ihr Adressbestand, das Kapital vieler Unternehmen, automatisch gepflegt und Sie können auch nach Jahren noch nachvollziehen, was Sie welchem Ansprechpartner geschrieben haben.

 

2.3.9. Warum werden meine Projektaktivitäten nicht im Filter angezeigt?

Weil das entsprechende Häkchen in den Eigenschaften des Filters nicht gesetzt wurde. Bei voreingestellten Filtern, wie „Heute fällig“ werden keine Projektaktivitäten angezeigt, da diese meist nur zur Übersicht dienen und für die tägliche Arbeit selten relevant sind.

 

2.3.10. Wie erstelle ich einen Vorlagefilter?

Erstellen Sie einen „normalen“ Filter nach Handbuch und setzten Sie das Häkchen bei „Vorlagefilter“ (In den Filtereigenschaften neben der Filterart)

 

2.3.11. Was muss ich tun, um meine Vorlagenfilter zu sehen?

Dazu muss das Häkchen bei „Vorlagefilter anzeigen“ (unter „Ansicht“) gesetzt sein. Diese brauchen Sie jedoch nur, wenn Sie Vorlagen verändern möchten. Das Benutzen von Vorlagen ist auch ohne die Sicht auf die Filter möglich.

 


2.4. Sicherung/ Backup:

2.4.1. Wie sichere ich meine Daten?

Zur Sicherung des gesamten aktuellen Stand von okapiStart, ist nur ein Mausklick notwendig. Damit haben Sie alle Dokumente, Kontakte, Adressen, Aktivitäten und alle Verknüpfungen, sowie Personen und Gruppen gesichert.

Mit einem Doppelklick auf die Datei „Backup“ (im Ordner „exe32“)wird okapiStart gesichert.

Dabei entsteht ein Ordner auf Ihrem Desktop, der alle erforderlichen Daten zum Zurückschreiben enthält.

Sichern Sie diesen Ordner auf einem externen Medium (USB-Stick; CD; usw.) Nach dem Zurückschreiben, dass ebenfalls mit nur einen Mausklick durchgeführt wird, haben Sie dann den kompletten Zustand von okapiStart wieder hergestellt.