okapiStart – die wichtigsten Funktionen im Detail!
Posteingang
Das kennt jeder: Der Umgang mit der Papierpost ist seit Jahren genau geregelt:
- Posteingang stempeln
- bei Bedarf weiterleiten
- wenn alle Beteiligten das Dokument gelesen haben – abheften
Nur, viele Schriftstücke, gerade die Eiligen, erreichen uns heute nicht mehr als „Papierpost“ oder Zentralfax, sondern werden direkt per E-Mail gesendet.
Grundsätzlich gut, weil wesentlich schneller, aber wo bleibt der Überblick über alle eingegangenen Dokumente, woher weiß ich, ob ein Dokument angekommen ist und wo es gerade ist, werden die E-Mails von allen Beteiligten ausgedruckt und abgelegt?
okapiStart nimmt Ihnen diese Sorgen ab und integriert die klassische Papierpost und die neuen Kommunikationsformen, wie E-Mail und Telefax (optional*), in einem zentralen Posteingangsbuch. Parallel steht jedem automatisch die persönliche Sicht des Posteingangsbuchs mit seiner Post zur Verfügung – der perfekte Überblick.
Dieser Idealzustand wird durch mehrere Maßnahmen erreicht:
- okapiStart liest zentral alle eingehenden E-Mails und Telefaxe (optional*) automatisch oder halbautomatisch ins zentrale Posteingangsbuch und ordnet jedes Dokument direkt dem zuständigen Beteiligten zu.
- Eingehende Papierpost wird per Scanner eingescannt und dem zuständigen Adressaten zugeordnet.
Posteingang mit okapiStart – komplett, transparent und schnell beim richtigen Mitarbeiter
Telefonieren
Neben E-Mail und Fax ist das Telefon nach wie vor das Kommunikationsmedium Nummer 1. Über entsprechende Nebenstellenanlagen und Rufweiterleitungen sind wir heute praktisch rund um die Uhr erreichbar.
Viele Vereinbarungen werden heute per Telefon getroffen, selten werden diese dann für Andere dokumentiert. Schade, denn die Informationen sind bei späteren Reklamationsfällen oder ähnlichem extrem wichtig.
Auch hier hält okapiStart eine Lösung (optional*) für Sie bereit.
Bei eingehenden Anrufen erhält der okapiStart-Anwender auf kürzestem Wege genaue Informationen über den Anrufenden, dessen Adresse, die Ansprechpartner, ausstehende Wiedervorlagen, dokumentierte Vorgänge der letzten Wochen usw. – einfach und übersichtlich. Hier genügt jetzt noch die Angabe der wichtigsten Stichwörter, um das aktuelle Gespräch zu dokumentieren – fertig!
Bei ausgehenden Anrufen wählt der okapiStart-Anwender direkt über die Software, d. h.:
- anzurufende Adresse aufblenden
- Ansprechpartner auswählen
- Per Knopfdruck Gespräch aufbauen
Bei verfügbarer Freisprecheinrichtung bleiben beide Hände frei, ähnlich wie bei eingehenden Gesprächen genügt die Angabe einiger Stichwörter um das aktuelle Gespräch zu dokumentieren.
Telefonieren mit immer aktuellen Telefonnummern, direkt angewählt mit allen wichtigen Informationen über den Gesprächspartner – mit okapiStart
Postausgang
Auch der Postausgang hat sich in den letzten Jahren erheblich gewandelt. Bis vor einigen Jahren wurden Schreibbüros in den Unternehmen betrieben, die zentral allen Schriftverkehr erledigten. Heute erledigt fast jeder den Großteil seines Schriftverkehrs selbst, als Kurzanschreiben, Telefax oder E-Mail. Die Ansprüche an die Schriftstücke reichen von „nur Text“ bis zum ausgefeilten Textdokument.
okapiStart setzt auch hier Maßstäbe.
Kurzanschreiben, E-Mail, und Telefax werden einfach und auf kürzestem Wege direkt am Arbeitsplatz erzeugt und verschickt. Dabei entsteht kein unnötiger Formatierungsaufwand. Nur durch Eingabe des „Netto-Textes“ und Anwahl der gewünschten Adressaten aus dem Adress-Stamm wird ein fertiges (Serien-) Schreiben erstellt und versandfertig ausgedruckt bzw. per E-Mail oder Fax (optional*) versendet.
Das fertige Dokument wird automatisch im zentralen okapiStart-Datenbestand abgelegt. Dabei werden dem Dokument Mitarbeiter, Adressen und Projekte zugeordnet.
Das ist genial – die komplette Korrespondenz zentral gespeichert und kinderleicht wiederauffindbar – okapiStart
Aktivitäten – Wiedervorlagen
Nachdem sowohl der Posteingang als auch das Telefonieren nachhaltig unterstützt werden, geht es jetzt um die Veranlassung von Aktivitäten oder Wiedervorlagen, um beispielsweise eine eingegangene Mängelrüge, oder eine Abkündigung fristgerecht zu bearbeiten.
Ein eingehendes Dokument, bzw. ein Anrufprotokoll, verbinden Sie in okapiStart in einfachster Art mit einer oder mehreren Wiedervorlagen für beliebige Anwender.
Die Wiedervorlagen können beliebig klassifiziert werden. Dazu gehört die Zuordnung zu Projekten, Anwendern und zu Wiedervorlageprioritäten und -arten.
Die entsprechenden Anwender sehen dann zum eingestellten Erledigungszeitpunkt die Wiedervorlage mit allen bisher dazu erfolgten Tätigkeiten bzw. zugeordneten Dokumenten und sind mit dieser Informationen in der Lage, die weitere Bearbeitung anzugehen.
Die neuen Aktivitäten (Anschreiben, E-Mail, Telefonat (optional**), Fax (optional*)) werden automatisch bis zur endgültigen Erledigung der Wiedervorlage zugeordnet.
Alle denkbaren Vorgänge und Abläufe lassen sich über okapiStart- Wiedervorlagen zuverlässig steuern, z. B.:
- mehrstufige Erinnerungsschreiben mit automatischer Wiedervorlage, wie Mängelrügen mit Nachbesserungsentzug
- permanente Lieferanten- und Mitunternehmerbeurteilung
- wiederkehrende Werbeaktionen mit Serienbriefen oder Serien E-Mails ....
Alle wichtigen Aktivitäten mit nötigen Detailinformationen ständig im Blick – ein Merkmal von okapiStart.
Gruppenterminkalender
Komplexe Projekte erfordern immer ein funktionierendes Team von Verantwortlichen. Die Verfügbarkeit eines solchen Teams für Besprechungen sollte nicht mehr vom manuellen Abgleich der jeweiligen persönlichen Terminkalender abhängig sein. Dies ist zeitraubend, fehleranfällig und vor allem unnötig.
okapiStart verbindet die Termine aller an Projekten beteiligten Mitarbeiter zu frei wählbaren Gruppenterminkalendern. Sie wählen alle benötigten Mitarbeiter, okapiStart zeigt Ihnen grafisch die Belegungsübersicht (frei definierbar z.B. Wochen- oder Monatsterminplan).
Für z. B. Urlaubsplanungen sind größere Zeiträume in Form eines Balkenplanes/ Gantt-Diagrammes sichtbar.
Der gewünschte Termin wird eingetragen und ist zeitgleich für alle sichtbar reserviert, eine Benachrichtigung aller Teilnehmer wird automatisch als Aktennotiz an alle Beteiligte versendet.
Gruppentermine finden, reservieren und Teilnehmer benachrichtigen – einfacher mit okapiStart
Recherche von überall
Nun fängt es an, richtig interessant zu werden!
okapiStart fasst für Sie den kompletten Datenbestand der Einzelbereiche übersichtlich zusammen. Wie die Zusammenfassung aussieht, bestimmen Sie als Anwender. Hier einige Beispiele:
- Aktuelle oder überfällige Wiedervorlagen mit Bearbeitungsstand und Dokumentation
- Urlaubsplanung
- Gruppenterminkalender
- Projekttermine (Liste und grafisch)
- Lieferantenbewertung
... der Fantasie sind kaum Grenzen gesetzt
Sie konfigurieren Ihre täglichen Ansichten über Definition von Filtern selbst (im Dialog) und vergeben für jede Definition einen Namen. Ab dann können Sie unter diesem Namen per Knopfdruck auch die komplexeste Ansicht erzeugen.
Sie sind oft außer Haus, auf Messen, auf Baustellen bei Kunden? Kein Problem Ihre Daten sind dennoch erreichbar.
Das System kann zusätzlich über konventionelle Wahlleitungen (ISDN/Modem), über Internet (DSL) und Funk angewählt werden.
Speziell die Internet/DSL-Lösung bietet zur Zeit mit günstigen Flat-Rates rein mengenabhängige (Datenvolumen) Pauschalkosten pro Monat. Mit diesen Pauschalen macht externer Datenzugriff auch finanziell Spaß.
Die Recherche ist das Sahnehäubchen in okapiStart – eine Motivation für jeden , der dieses System nutzt – von überall.
PDA- Abgleich
Und wenn Sie denken, dass oben genannten Verbindungsmöglichkeiten nicht bestehen werden, dann wird Sie der PDA Abgleich mit okapiStart begeistern.
Sie haben die Möglichkeit Ihre Adressen und Termine, die Sie mit okapiStart organisieren, immer aktuell bei sich zu führen. Dabei entscheiden Sie komfortabel in okapiStart, welche Informationen Sie wirklich benötigen.
Dann genügt ein einfacher Abgleich mit der Software Ihres PDA (MS-Outlook). Fallen Ihnen unterwegs Änderungen auf, tragen Sie diese in Ihr PDA ein und synchronisieren Sie diese Daten wieder mit okapiStart und schon Sind Sie wieder auf dem neuesten Stand.
PDA- Abgleich, egal wo Sie hin gehen, Sie haben immer die aktuellsten Daten bereit
Weitere Einzelheiten auf Anfrage...
Kommentieren und bearbeiten Sie Dokumente!
Mit dem integrierten Dokumenten- Viewer, werden Ihnen Dokumente als Dateianhänge in okapiStart direkt angezeigt. So können Sie schnell und einfach jede Art von PDF- Dokumenten öffnen, um diese dann zu lesen oder auszudrucken. Dabei lassen sich mehrseitige Dokumente mit der Unterstützung unseres Vorschaufensters schnell durchblättern. Wie in einem modernen Webbrowser, können mehrere Dateien mit Hilfe von Tabs gleichzeitig gestartet und bearbeitet werden.
Ein tolle Funktion ist die Möglichkeit, dass Sie Kommentare, Notizen und Markierungen am PDF- Text, direkt in okapiStart vornehmen können. So lassen sich PDF Dokumente bearbeiten, als wären diese auf Papier gedruckt. Geben Sie Prüfvermerke ein (Stempel), trennen Sie Wichtiges vom Unwichtigen und durchstreichen, unterstreichen und hervorheben Sie beliebige Textbausteine. Mit der Vielzahl an Zeichenfunktionen, sind selbst kleine Zeichnungen im PDF- Dokument kein Problem.
Ein weiteres sehr nützliches Werkzeug ist die integrierte Schreibmaschinen- Funktion. Sie können so sehr einfach und schnell Formulare, die Sie als PDF´s erhalten, wie in einer herkömmlichen Schreibmaschine ausfüllen. Gerade diese Funktion werden Sie schätzen lernen, wenn Sie z.B. viel mit Behörden zu tun haben und deren Formulare ausfüllen müssen.
Die zusätzliche Screenshot- Funktion hilft Ihnen dabei, ausgewählte Bereiche eines Dokuments in andere Bereiche zu kopieren. Oder Sie nutzen direkt die Export-Funktion, mit der es möglich ist, ein komplettes PDF, in ein beliebiges Grafikformat zu konvertieren und abzuspeichern. Oder nutzen Sie die Funktion umgekehrt, in dem Sie gängige Grafikformate in eine PDF umwandeln und dann bearbeiten.
Alle Änderungen werden in okapiStart als "markierte PDF" gespeichert, die dann natürlich wieder mit allen vernetzten Funktionen in okapiStart genutzt werden kann. Das Originaldokument bleibt zur Archivierung immer unverändert.
Der integrierte Dokumenten- Viewer bietet viele Funktionen, die Sie sonst nur von teuren Premium Produkten erwarten. Wir sind sicher, Sie werden in gerne nutzen!
Interne Büro- und Projektkostenkontrolle
Sie wollen Ihr Unternehmen möglichst effizient und wirtschaftlich führen? Dieses Ziel zu erreichen ist von verschiedenen Faktoren abhängig. Eins davon ist die Kenntnis der wirklichen internen Kosten eines Projektes. Spätestens nach dem Projekt sollte diese Kostentransparenz einen Aufschluss darüber geben, ob Ihr Angebot sich auch wirklich rechnet!
Mit okapiStart und der Funktion der internen Büro- und Projektkostenkontrolle, geben wir Ihnen ein Werkzeug an die Hand, mit der Sie in der Zukunft dieses Ziel besser verfolgen können. Wir ermöglichen Ihnen mit geringem Aufwand ein professionelles, internes Kostenkontrolling aufzubauen; und das nebenbei, während Ihrer täglichen Arbeit!
Dabei müssen Sie nicht erst einmal eine neue Software erlernen. Sie haben alle Funktionen schon in okapiStart enthalten und können diese leicht einsetzen.
Dieses fängt schon damit an, dass Sie mit okapiStart für alle Tätigkeiten ein eigenes Projekt anlegen. Zu diesen Projekten legen Sie dann Aufwandspositionen an, die später einfach und schnell während der Projektphase erhoben werden. Zum Beispiel können Sie die Personalkosten darstellen. Hier sind dann die Anzahl der Arbeitsstunden pro Mitarbeiter, die Art der Leistung und die Kosten der Leistungen zu erfassen. Dazu zählen auch die anfallenden Nebenkosten, die als Aufwand für das Projekt anfallen.
Um Ihnen diese Erfassung der Leistungsdaten zu einfach wie möglich zu gestalten, geben Sie oder Ihre Kollegen diese in eine Tabelle ein. Vorteil dieser Methode ist, dass Sie immer die gleichen Schritte nutzen, um die Eingaben zu tätigen. Dadurch wird die Fehlerquote durch eventuelle Fehleingaben erheblich reduziert. Es sollte zu einer Routine werden, die Daten nach einer Tätigkeit einzugeben.
Alle eingegeben Daten werden natürlich wieder mit dem Projekt gesichert und schon nach der ersten Eingabe, sehen Sie zu Ihrem Projekt, welche internen Kosten damit verbunden sind. Durch die Filtermöglichkeiten in okapiStart, können Sie die Daten ohne Kenntnisse von Datenbankabfragen, schnell nach Ihren Kriterien, auswerten und bei Bedarf ausdrucken.
Arbeiten Sie effizient und erfolgsorientiert und behalten Sie den Überblick mit okapiStart!
Dokumentenmanagement/ Archivierung
Alleine die Steuer- und Allgemeinrechtssprechung zwingt Unternehmen und auch Privatleute zukünftig zu einer konsequenten Archivierung der betreffenden Daten. Eine undankbare, zeitraubende Maßnahme, die meist mit dem „stapelweisem scannen“ von Papierunterlagen und ähnlichen, wenig anspruchsvollen Aufgaben, verbunden wird.
Archivierung ist jedoch wichtig, weil sie die Grundlage für ein funktionierendes Informationssystem darstellt. Nur durch vollständige Speicherung aller wichtigen Dokumente ergibt sich auch bei späterer Recherche oder einer notwendigen Beweisführung ein vollständiges Bild. Dazu werden sogar die Kommentare und Hinweise (z.B. Prüfvermerke) zu den zu archivierenden Dokumente hinterlegt, ohne das Original zu verändern.
Mit okapiStart verliert die Archivierung den "Schrecken"!
Wenn Sie die vorigen Punkte zum Thema Postein- und -ausgang, Telefonieren und Wiedervorlagen gelesen haben, können Sie es vieleicht schon denken. Bei der Anwendung dieser Bereiche mit okapiStart, haben Sie bereits 90 % der zu archivierenden Dokumente im okapiStart Archiv-System – ohne weiteren zusätzlichen Aufwand.
Alle anderen Dokumente, die durch die oben genannten Vorgänge noch nicht im System sind, können leicht durch Angabe der Beschlagwortung (Anwender, Adresse, Projekt) durch das okapiStart Archivierungsfenster archiviert werden.
- Alle elektronisch vorliegende Dokumente (PDF, doc-files, etc.) können einfach und schnell per "Drag and Drop" archiviert werden
- Papierdokumente (wie Verträge, Rechnungen, Lieferzettel, etc.) können über handelsübliche Scanner importiert, zugeordnet und archiviert werden
Archivieren und Beschlagworten Sie Pläne, Dokumente, Verträge – denn Vollständigkeit ist wichtig
Datenschutz, Datenhaltung
Wir sehen okapiStart als Ihre zukünftige Informationszentrale. Daher sollten alle, die mit Ihnen zusammen arbeiten, auch dieses System nutzen. Erst dadurch, dass alle Informationen offen für alle zugänglich sind, kann das okapi-System funktionieren. Dieses ermöglicht dann aber auch, dass bei einem Ausfall eines Mitarbeiters, dennoch alle anderen über dessen Projekte Auskunft geben kann. Dieses ist der größte Vorteil unseres Informationssystemes!
Dennoch gibt es natürlich auch Informationen, die nicht jedem zugänglich sein können und sollen. Wenn Sie vertrauliche Daten nutzen, dann müssen diese geschützt werden und nur bestimmten Personen zugänglich sein.
- Auch hier wurden in okapiStart professionelle Vorkehrungen getroffen!
- okapiStart speichert alle relevanten Informationen in einer zentralen SQL- Datenbank und in zugriffsgeschützten Verzeichnissen.
- Jeder Anwender hat die Möglichkeit, von ihm erfasste Adressen, Notizen oder Termine gegen Zugriff anderer Personen oder Personengruppen zu schützen.
- Der Anwender kann zusätzlich entscheiden, ob er anderen Personen zum Beispiel Leserechte oder Rechte für Veränderungen an den Daten vergibt. Dieses erfolgt recht einfach, in dem man die Daten den berechtigten Personen oder Gruppen zuordnet. Diese Schutzrechte gelten dann sofort.
okapiStart – so sicher, wie Sie es wollen
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